一、前期筹备

（一）明确会议核心信息

在筹备阶段，需精准确定会议的目标、主题、时间、地点以及亮点。例如，若会议聚焦于科技创新领域，主题可设定为“科技创新驱动企业未来”，时间安排在行业关注度较高的时段，地点选择交通便利、设施完备的场地。同时，提炼出会议的独特亮点，如邀请知名行业专家进行前沿分享、发布创新研究成果等，这些信息将成为后续媒体邀约的重要依据。

（二）构建媒体资源库

根据会议主题和目标受众，筛选出与之契合的媒体名单。上海的媒体资源丰富多样，涵盖电视媒体如上海电视台及其各个频道，它们拥有广泛的受众群体和较高的权威性，适合进行深度报道和品牌形象塑造；报纸媒体如《解放日报》《文汇报》《新民晚报》等，拥有深厚的读者基础，适合做深入报道；网络媒体如澎湃新闻、东方网等，以其迅捷的传播能力和广泛的覆盖面，能够迅速扩大会议的曝光度；视频媒体如腾讯视频、爱奇艺、优酷等，适合进行视频内容传播和现场直播；社交媒体如微信、微博等，可通过发布会议信息、组织网络活动、邀请大V合作等方式，吸引更多人的关注和参与。建立详细的媒体资源库，记录媒体名称、联系人、联系方式、媒体类型、受众群体等信息，以便后续精准邀约。

（三）准备邀约资料

精心准备活动邀请函、新闻通稿初稿、活动背景介绍、嘉宾信息、活动亮点等资料。邀请函要简洁明了，突出活动的主题、时间、地点、主要内容和亮点；新闻通稿初稿要语言精炼、逻辑清晰，准确传达活动的关键信息。例如，在邀请函中可强调会议将为媒体提供独家采访机会、行业最新动态等内容，吸引媒体关注。

二、邀约实施

（一）确定邀约时间

提前规划好媒体邀约的时间节点，一般提前3 - 7天向媒体发出邀约比较合适。对于重要的媒体或大型活动，可适当提前邀约，给予媒体充分的时间安排行程和准备报道。

（二）多渠道邀约

通过电话、邮件或正式函件等方式与目标媒体建立联系。在沟通中，介绍会议的信息和目的，并发出邀约的具体内容。电话沟通可更直接地传达信息，解答媒体的疑问；邮件邀约则便于媒体保存和查阅相关资料。同时，可利用人脉资源，寻求转介绍媒体朋友前往出席活动。此外，企业还可与专业的媒体邀约机构联系，他们拥有大量的媒体资源和丰富的经验，能够提高邀约效率。

（三）跟进确认

对于有明确意向的媒体，记录好参与人员的信息；对于仍有疑虑的媒体，进一步沟通解答，争取获得媒体的支持。在活动前1 - 2天，再次与确认参与的媒体取得联系，提醒活动的时间、地点和注意事项，确保媒体记者能按时到达活动现场。

三、现场接待与报道支持

（一）设立媒体接待区

在活动现场设立专门的媒体接待区，为媒体记者提供舒适的休息和工作环境。接待区要配备充足的桌椅、电源插座、饮用水、活动资料等，满足媒体的基本需求。

（二）安排专人对接

安排熟悉活动流程和内容的工作人员作为媒体对接人，负责与媒体记者沟通协调，解答媒体的疑问，协助媒体进行采访和拍摄工作。例如，引导媒体记者到指定区域进行采访，协调嘉宾与媒体的采访时间等。

（三）提供采访便利

为媒体记者提供必要的采访便利，如安排专人引导记者参观活动现场、采访嘉宾等。在活动过程中，合理安排采访时间和环节，确保媒体能够获取到有价值的信息。例如，设置专门的媒体采访时间，让媒体有足够的时间与嘉宾进行深入交流。

四、后期跟进与维护

（一）及时感谢媒体

活动结束后，及时向参与报道的媒体发送感谢信或短信，表达对媒体支持的感谢之情。感谢信可附上活动的精彩照片或视频链接，让媒体回顾活动盛况。

（二）跟进报道情况

关注媒体对活动的报道情况，及时收集和整理媒体报道的链接、图片、视频等资料。对于报道效果较好的媒体，给予积极反馈和再次合作的意向表达；对于报道中存在的问题或不足，与媒体进行友好沟通，提出改进建议。

（三）建立长期合作

通过一次成功的媒体邀约活动，与媒体建立起长期稳定的合作关系。定期向媒体提供有价值的新闻线索和活动信息，邀请媒体参与企业的各类活动，不断提升企业在媒体中的形象和影响力。